Что такое корпоративная система управления проектами (КСУП)?
Система управления проектами – необходимый шаг для тех компаний, которые хотят управлять проектами централизованно и по единой методологии.
Корпоративная система управления проектами (КСУП) это совокупность компонентов, интегрированных между собой:
- Процессы принятия решений по проектам (методология)
- Персонал компании и его мотивация в проектах
- Информационная система управления проектами (ИСУП)
- Проектный офис и его полномочия.
Рассмотрим каждый из этих компонентов чуть подробнее.
Методология управления проектами (процессы принятия решений)
Методология управления проектами
Методология – это основа вашей будущей системы управления проектами. Говоря простым языком, процессы – это ваши правила игры, позволяющие всем участникам проекта работать согласованно и эффективно. Методология должна быть простой и легкой, и включать в себя только диаграммы и краткие пояснения к ним. Как в примере ниже (во всяком случае на начальном этапе внедрения).
Методология управления проектами (прототип процесса)
Для территориально распределенных холдингов мы адаптируем методологию управления с учетом этого фактора.
В рамках проекта внедрения КСУП мы выполняем следующие работы:
- разрабатываем процедуры инициации, планирования, исполнения и контроля проекта и т.п.
- определяем все используемые шаблоны для управления проектом
- формируем хранилище проектной документации
- рассматриваем аспекты согласования счетов, договоров, актов и пр. документов, которые влияют на стоимость проекта
- разрабатываем схемы, диаграммы, инфографику и пр. артефакты, позволяющие упростить восприятие методологии.
Какие стандарты управления проектами мы поддерживаем?
- PMBoK
- Scrum
- Prince2
- комбинированный вариант
Персонал компании и его мотивация в проектах
Один из сложнейших компонентов КСУП. Дело в том, что любая методология управления проектами будет беспомощна, если сотрудники компании не разделяют необходимость сотрудничать в проектах. Например, наш заказчик в государственной структуре прямо заявляет, что руководителю проекта не будут подчиняться сотрудники, которые работают в другом подразделении. Это связано с традиционными взглядами на управление предприятием, сформированные десятилетиями.
Также очень сложно отказаться от привычки директивно управлять людьми в проектах.
В рамках проекта КСУП и этого компонента мы выполняем следующие работы:
- проектируем организационную структуру проекта
- распределяем полномочия между ролями
- разрабатываем инструкцию для ролей
- обучаем сотрудников
- проводим наблюдение за применением своих знаний на практике
- подсказываем, исправляем, направляем и т.п.
- если требуется вводим систему материальной мотивации участников проекта
- рассматриваем вопрос сертификации сотрудников в управлении проектами
- разрабатываем карьерные лестницы, позволяющие сотрудникам расти в профессиональной и управленческих областях.
Автоматизированная система, поддерживающая процессы (ИСУП)
ИСУП – это информационная система управления проектами
ИСУП выступает источником информации о состоянии Портфеля проектов, а также “клеем”, который не дает процессам выходить за согласованные рамки.
При внедрении системы автоматизации мы учитываем следующие факторы:
- степень зрелости процессов (см. выше)
- конкретные бизнес-задачи, которая решает система автоматизации
- требования к отчетности
- требования заказчика к интеграции с другими системами
- возможности текущей ИТ-инфраструктуры предприятия
- уровень подготовки персонала.
Выбор ИСУП – непростой вопрос. Рекомендовать систему без понимания особенностей клиента – неправильно.
В рамках внедрения КСУП мы выполняем следующие работы:
- помогаем с выбором ИСУП или
- предлагаем заказную разработку
- настраиваем ИСУП (пользователи, доступы, поля, формулы, дополнительные поля и пр.)
- формируем репозиторий для хранения документов
- переносим проекты в новое окружение
- настраиваем отчеты
- разрабатываем инструкцию для пользователей
- контролируем внос данных сотрудниками
- помогаем, поддерживаем, исправляем работу пользователей.
Проектный офис
Проектный офис – это
Проектный офис (project management office, PMO) – подразделение, которое планирует, бюджетирует и контролирует все проекты компании. Проектный офис обучает сотрудников управлению проектами, а также отвечает за развитие методологии и процессов.
Проектный офис – это возможность контролировать большое число одновременно исполняющихся проектов. PMO формируется из ваших сотрудников, что позволяет использовать опыт и компетенции вашей компании. Сотрудники PMO обучаются дополнительным техникам использования ИСУП, а также методологии портфельного и программного управления.
Внедрение КСУП (корпоративной системы управления проектами)
В рамках проекта КСУП мы выполняем следующие работы:
- проектируем организационную структуру Проектного офиса;
- определяем уровень полномочий Проектного офиса;
- разрабатываем Положение о подразделении;
- формируем должностные инструкции его сотрудников;
- помогаем в подборе сотрудников на вакантные должности;
- налаживаем взаимодействие с другими подразделениями;
- формируем первые отчеты о состоянии Портфеля проектов.
Администрирование (сопровождение) проектов
Администрирование проектов – это дополнительные действия по контролю применения новых практик вашими сотрудниками. Как правило, этот процесс занимает от одной до нескольких недель (зависит от количества проектов, их сложности и динамики). На этом этапе ваши сотрудник самостоятельно работают, но под присмотром консультантов. Если наблюдаются отклонения в работе сотрудников, то вносятся корректирующие действия: изменяется методология, корректируются должностные инструкции, проводится повторный инструктаж.
Рекомендации Заказчику
Цель проекта внедрения КСУП
Рекомендация №1. Определите цель внедрения КСУП. Важно, чтобы эта цель была достижима и значима для вас и ваших сотрудников. Не должно быть ситуации, когда ваши сотрудники не понимают, зачем нужны изменения в их повседневной работе. У нас был реальный случай, когда отсутствие согласия со стороны персонала привело к скрытому саботажу проекта внедрения. Был конфликт, последствия которого ещё долго давали о себе знать.
Примеры достойных целей можно посмотреть ниже.
Рекомендация №2. Определите понятие “проект”. Так или иначе мы начнем именно с этого. Был случай, когда директор – собственник ИТ-интегратора в течение полутора часов не мог договориться с менеджером из проектного офиса о том, что считать проектом на предприятии, а что нет. “Точкой спора” являлись так называемые “внутренние проекты”, которые предприятие разрабатывает “для себя” с расчетом получить конкурентные преимущества в будущем. Менеджер проектного офиса считала, что такие мероприятия проектами не являются. Скрытым её мотивом было нежелание управлять подобными проектами.
Внедрение КСУП (тонкость)
Рекомендация №3. Сразу готовьтесь к личному участию в проекте внедрения. Если вы рассчитываете, что внедрение пройдет без вашего личного участия, то сразу забудьте. Каждый наш совместный шаг вам придется объяснять своим сотрудникам и продавать ценность этого шага. Не рассчитывайте на то, что консультантам хватит харизмы изменить ваших людей, которых мы видим впервые. Иногда мы можем убедить людей вместо вас (собственников), но это исключения из правил.
